Ruangan Pengelolaan Rekam Medis (penyimpanan DRM)

Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjangpelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran. Ruangan penyimpanan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut :

Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen Rekam Medis

A.   Bank Nomor

Suatu unit pelayanan kesehatan baik rumah sakit maupun sarana pelayanan kesehatan lainnya, biasanya membuat satu ”Bank Nomor” yang akan menentukan sampai dengan nomor tertinggi yang tersimpan dan akan diberikan pada pasien baru mendaftar. Nomor tersusun dan tersimpan didalam komputer secara otomatis dan dilakukan pengontrolan dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana penggunaan nomor dan tanggung jawab pendistribusian nomor diberikan kepada satu orang petugas.

B.   Pencegahan salah letak dokumen rekam medis ( Misfile ) dengan kode warna.

Penyimpanan dokumen rekam medis sering kali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus di ambil dan disimpan setiap hari. Untuk mengatasi hal tersebut, maka sistem penjajaran TDF dan MDF dapat diberi kode warna sesuai dengan 2 angka kelompok yang digunakan patokan panyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok akhir sedangkan untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah ). Kodewarna yang dimaksud adalah setiap angka diberi warna tertentu, contohnya :

Perbandingan penomoran langsung, digit tengah dan digit akhir

Petugas R M	Penomoran Langsung	Digit Tengah	Digit Akhir
1. Pemilahan	Lambat	Cepat	Cepat
2. Distribusi kerja	Sulit membagi secara merata	Distribusi kerja mudah dibagi secara merata	Distribusi kerja mudah dibagi secara merata
3. Persiapan panduan berkas	Harus dimuktahirkan secara tepat	Panduan hanya dibuat sekali saja	Panduan hanya dibuat sekali saja
4. Trasfer dan pemusnahan	Mudah	Mudah	Sulit
5. Mengambil 100 berkas berurtan	Mudah dilaksanakan	Mudah dilaksanakan	Sulit dilakukan
6. Menempatkan rekam medis baru dalam rak	Semuanya di tempatkan di bagian akhir berkas	100 berkas terakhir didisbutrikan merata	Semuanya didisbutrikan merata

HAL PENTING DALAM PENYIMPANAN

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat alat penyimpanan :

a.       Panjang atau luas ruangan penyimpanan.

b.      Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan rekam medis untuk 5-10 tahun mendatang.

c.       Jarak antara dua buah rak minimal 90 cm dan apabila raknya berhadapan jaraknya 150 cm