Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen Rekam Medis

A.   Bank Nomor

Suatu unit pelayanan kesehatan baik rumah sakit maupun sarana pelayanan kesehatan lainnya, biasanya membuat satu ”Bank Nomor” yang akan menentukan sampai dengan nomor tertinggi yang tersimpan dan akan diberikan pada pasien baru mendaftar. Nomor tersusun dan tersimpan didalam komputer secara otomatis dan dilakukan pengontrolan dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana penggunaan nomor dan tanggung jawab pendistribusian nomor diberikan kepada satu orang petugas.

B.   Pencegahan salah letak dokumen rekam medis ( Misfile ) dengan kode warna.

Penyimpanan dokumen rekam medis sering kali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus di ambil dan disimpan setiap hari. Untuk mengatasi hal tersebut, maka sistem penjajaran TDF dan MDF dapat diberi kode warna sesuai dengan 2 angka kelompok yang digunakan patokan panyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok akhir sedangkan untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah ). Kodewarna yang dimaksud adalah setiap angka diberi warna tertentu, contohnya :

Angka Warna

1. Purple= ungu
2. Yellow = kuning
3. Dark green = hijau tua
4. Orange = orange
5. Light blue = biru muda
6. Born = coklat
7. Cerise = kemerahan
8. Light green = hijau muda
9. Red = merah
10. Dark blue = biru tua

Warna-warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan.

C.   Fasilitas  Fisik Yang Menunjang Penyimpanan dan Pengambilan

Peralatan  sangat berperan untuk mempermudah pekerjaan dalam meningkatkan pekerjaan,  sehingga dapat menghasilkan  suatu pekerjaan yang  mempunyai hasil  baik. Peralatan yang baik tidak  selalu  mahal  akan tetapi mempunyai  cara kerja yang baik, praktis dan efisien dengan kondisi dan situasi yang ada. Peralatan ini juga  sangat berperan  untuk melakukan prosedur  yang ditetapkan  apakah dapat terlaksana dan juga mempermudah dalam penerapan pengendalian dan pengawasan terhadap suatu system yang ada.

Fasilitas fisik yang menunjang penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis, adalah:

a.   Rak Penyimpanan

Ada berbagai macam tempat penyimpanan rekam medis, seperti:

-          Rak Terbuka
-          Roll Opack

-          Roll Omet

-          Dll

b.   Penunjuk penyimpanan

Pada deretan map-map rekam medis  yang disimpan di rak harus di beri tanda  petunjuk guna mempercepat  pekerjaan menemukan dan menyimpan rekam medis.

Cara-cara memberikan penunjuk:

-          Jumlah penunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya sebagaian besar map-map rekam  medis tersebut.

-          Untuk map rekam medis  yang tebalnya sedang,  diberi penunjuk  setiap 50 map.

-          Makin tebal map makin  banyak   penunjuk dibuat.

-          Rekam medis aktif lebih banyak memerlukan penunjuk  dari pada rekam medis yang kurang aktif.

-          Pembelian alat penunjuk dipilih model yang kuat, tahan lama dan  mudah dilihat.

-          Pingiran penunjuk ini harus  dibuat lebih besar dan  menonjol sehingga  angka yang dicantumkan  gampang terlihat.

-          Pada penunjuk ditulis  2 angka, angka di atas adalah angka kedua, angka yang di bawah adalah kelompok angka yang pertama.

c.    Sampul pelindung rekam medis

Rekam medis harus diberi sampul pelindung  yang mana kaitannya dengan proses pengambilan rekam medis adalah:

-          Mencegah terlepasnya  atau tersobeknya  lebaran.

-          Memelihara keutuhan rekam medis.

d.   Kode warna untuk map

Kode warna dimaksudkan untuk memberikan warna  tertentu  pada sampul  untuk mempermudah mencari map  yang salah simpan  dan mencegah kekeliruan  menyimpan. Kode warna sangat efektif  apabila  dilaksanakan  dengan sistem penyimpanan terminal digit  atau midle digit.

e.   Penunjang Fisik Peminjaman Rekam Medis

 Jenis peralatan yang digunakan dalam melaksanakan peminjaman rekam medis diantaranya:

1)    Kartu Permintaan (Bon Peminjaman)

Kartu permintaan ini sangat berfungsi  untuk mengetahui dan melacak tempat rekam medis  dipinjam, dan bon peminjaman ini  juga berfungsi untuk menuntut tanggung jawab peminjam rekam medis.

 

Gambar 1 : Bon Peminjaman

2)    Registrasi Peminjaman Rekam Medis.

Buku registrasi peminjaman merupakan  buku yang berisikan proses  pencatatan peminjam rekam medis yang keluar dari rak. Apabila telah komputerisasi maka  buku register tidak diperlukan lagi karena format pencatatan berkas rekam medis yang keluar dapat dibuat pada program komputer.

3)    Petunjuk Keluar (Out Guide)

Petunjuk keluar adalah suatu alat  yang penting  untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya petunjuk keluar ini diletakan  sebagai pengganti  pada tempat map-map rekam medis yang diambil  atau dikeluarkan dari rak  penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada  di rak tersebut  sampai rekam medis  yang dipinjam kembali.

Petunjuk keluar yang umum dipakai berbentuk kartu, yang dilengkapi dengan karton tempel yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan  formulir peminjaman. Petunjuk keluar ini dapat diberi warna agar petugas  dapat melihat tempat penyimpanan kembali  rekam medis yang bersangkutan.

Gambar 2

Out Guide

 

4)    Kartu Pindah Tangan

Kartu pindah tangan merupakan kartu yang dipergunakan oleh beberapa orang dalam hal kaitannya dengan peminjaman rekam medis. Jika beberapa  rekam medis digunakan selama beberapa hari  dalam rawat inap, kemungkinan  rekam medis dipergunakan oleh beberapa orang  atau mungkin pindah ruang perawatan, harus dilakukan pengisisan kartu pindah tangan. Karena dengan cara ini  rekam medis tidak perlu dikirim bolak balik keruang penyimpanan rekam medis. Kartu pindah tangan ini berisi; tanggal pindah tangan, asal pindah, kepada siapa, untuk keperluan apa, dan digunakan  oleh dokter  siapa atau oleh siapa.

D.   Pengambilan/Peminjaman

Peminjaman rekam medis memiliki hubungan  dengan proses penemuan kembali rekam medis. Peminjaman  rekam medis merupakan keluarnya rekam medis dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain.

Karena rekam medis itu dipinjam, maka perlu adanya pencatatan agar petugas rekam medis dapat mengetahui dimana rekam medis itu berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bila mana harus dikembalikan.

Untuk memperhatikan proses pengelolaan rekam medis yang baik  maka IFHRO mengeluarkan  beberapa  ketentuan  yang berkaitan dengan peminjaman rekam medis:

-          Berkas tidak boleh keluar dari URM kecuali untuk kepentingan pelayanan dan perawatan pasien.

-          Semua rekam medis  yang dikirimkan ke klinik atau bangsal harus di tandai dengan slip atau tanda keluar yang mencakup nomor rekam medis, tanggal dan nama  klinik, dokter atau bangsal yang meminjam.

-          Seluruh rekam medis harus  dikembalikan dari klinik setiap berakhirnya jam kerja, dan dari bangsal perawatan  dalam periode 24 jam setelah pasien keluar.

-          Rekam medis untuk penelitian  harus di review  di  URM, dan rekam medis harus tersedia apa bila pasien membutuhkan.

a.   Permintaan Peminjaman

Permintaan Peminjaman  rekam medis dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

1)    Permintaan Rutin

-          Permintaan dari poliklinik atau ruang perawatan  yang bersifat rutin dalam menangani pasien ataupun tidak.

-          Permintaan dari dokter yang kaitannya  untuk kepentingan riset.

2)    Permintaan Tidak Rutin

-          Permintaan peminjaman untuk gawat darurat, yang mana harus dipenuhi sesegera mungkin.

-          Permintaan untuk keperluan pengadilan

b.   Yang Berhak Meminjam Rekam Medis

1)    Pihak lain  yang bertanggung jawab langsung terhadap pasien-para tenaga kesehatan (Dokter, Para Medis, Fisioterapi).

2)    Pihak yang bertanggung jawab  langsung terhadap  pasien yang diberikan wewenang  untuk menggunakan rekam medis (Petugas RM)

3)    Pihak ketiga diluar  rumah sakit  yang tidak langsung bertanggung jawab terhadap pasien (Asuransi, Polisi, Peneliti dsb).

c.    Syarat Peminjaman Rekam Medis

1)    Identitas jelas baik peminta maupun pemilik  berkas rekam medis.

2)    Lokasi peminjaman:

a)   Di kantor Unit Rekam Medis.

b)   Di luar kantor Unit Rekam Medis.

c)    Di luar Instansi/Di luar RS.

3)    Ada bukti dalam Unit Rekam Medis

a)   Bon peminjaman rekam medis.

b)   Buku registrasi peminjaman  rekam medis.

c)    Tracer di lokasi/rak penyimpanan.

d.   Pengeluaran Rekam Medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah:

1)    Tidak satupun  rekam medis boleh keluar dari ruang penyimpanan, tampa tanda keluar/kartu permintaan. Permintaan ini tidak hanya berlaku bagi orang di luar ruang rekam medis, tetapi petugas rekam medis itu sendiri.

2)    Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban mengembalikan  dalam keadaan baik dan tepat pada waktunya. Harus dibuat beberapa ketentuan berapa lama jangka suatu rekam medis diperbolehkan tidak berada di rak   penyimpanan.

3)    Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas permintaan pengadilan.

e.   Jangka Waktu  Peminjaman

Jangka waktu peminjaman  rekam medis, untuk pelayanan:

1)    Rawat jalan; berkas rekam medis harus kembali  ke ruang penyimpanan pada setiap akhir jam kerja di poliklinik.

2)    Rawat inap; berkas rekam  medis harus kembali dari bangsal atau ruang  perawatan 2x24 jam / 2 hari.

sumber: http://manajemeninformasikesehatan.blogspot.com