Penjajaran Dalam Penyelenggaraan Rekam Medis

A.          Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis

Sistem penjajaran adalah sistem penataan dokumen rekam medis dalam suatu rak yang khusus agar pengambilan kembali (retrive) menjadi mudah dan cepat. Dokumen rekam medis yang disimpan kedalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien disesuaikan dengan nomor rekam medis pasien.

Dalam sistem penjajaran terdapat 2 cara, yaitu:

1.                  Penjajaran secara Alphabetical

a.    Sistem penjajaran Alphabetical Murni

Sistem Alphabetical murni adalah suatu sistem pemberian nama pasien berdasarkan nama pasien itu sendiri (murni).

b.    Sistem penjajaran Alphabetical Founetic

Sistem penjajaran Alphabetical Founetic yaitu sistem penjajaran dokumen rekam medis menurut suara daripada ejaan nama.

c.    Sistem penjajaran Alphabetical Soundex Founetic

Sistem penjajaran Alphabetical Soundex Founetic adalah sistem penjajaran pasien berdasarkan cara pengucapannya sama tetapi cara penulisan atau ejaannya berbeda.

Penamaan sistem ini mengecualikan huruf yang merupakan vocal dan kata-kata yang mengandung unsur huruf  w, h dan y tidak dikode, guna mengurangi enam kunci kata dengan menentukan 3 digit kode nomor yang disertakan.

2.                  Sistem penjajaran secara Numerical

 Penjajaran dokumen rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara yaitu:

1.    Sistem nomor langsung

Sistem penjajaran dengan nomor langsung atau yang disebut Straight numerical filing (SNF) yaitu suatu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

Kelebihan menggunakan cara ini yaitu:

                  1)        Bila akan mengambil dokumen rekam medis banyak secara berurutan akan lebih                                   mudah.

                  2)        Mudah melatih petugas-petugas.

Kekurangan menggunakan cara ini yaitu:

                 1)        Mudah terjadi kekeliruan penyimpanan.

2)Terjadikonsentrasidokumenrekammedispadarakpenyimpananuntuknomorbesar.

3)        Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan.

2.    Sistem penyimpanan angka akhir

Sistem penjajaran dengan angka akhir atau yang disebut Terminal Digit Filing (TDF) yaitu suatu penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 section sesuai 2 angka kelompok terakhir dimulai dari section 00, 01, 02 dan seterusnya sampai 99. Kelebihan menggunakan sistem ini yaitu:

1)        Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke-100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.

2)        Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak di suatu tempat dimana rekam medis harus disimpan di rak.

3)        Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu.

4)        Pekerjaan akan terbagi rata.

5)       Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.

6)        Jumlah rekam medis utuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

7)        Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).

8)        Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.

Kekurangan sistem ini, yaitu:

1)        Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi umunya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.

2)        Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu. 

3.   Sistem penjajaran dengan angka tengah atau yang disebut Middle Digit Filing (MDF) yaitu suatu sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan pengurutannya sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangannya sama dengan angka akhir.

Sistem penyimpanan angka tengah