Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

A.    Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanannya dibagi menjadi 3 cara yaitu:

1.             Sentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu folder. Kelebihan cara ini yaitu:

a.         Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.

b.        Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.

c.         Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

d.        Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.

e.         Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder dan mudah menerapkan sistem unit.

Kekurangan sistem sentralisasi ini yaitu:

a.         Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.

b.        Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam.

c.         Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di TPPRJ.

2.             Desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu:

a.      Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

b.      Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Kekurangan  sistem penyimpanan ini yaitu:

a.     Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

b.     Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

3.             Satelit

Sistem penyimpanan satelit adalah sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan sistem sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini hanya berfungsi pada rumah sakit yang sudah menggunakan komputerisasi. Kelebihan menggunakan sistem ini adalah pengambilan dan pencarian data lebih cepat, sedangkan kelemahannya adalah sekuritas data masih dipertanyakan.

Dari ketiga sistem penyimpanan cara sentralisasi lebih baik. Tetapi pelaksanaannya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit:

a.     Karena terbatasnya tenaga kerja yang terampil.

b.     Kemampuan dana rumah sakit.