SISTEM PENYUSUTAN DOKUMEN REKAM MEDIS

A.          Sistem Penyusutan ( Retensi ) Dokumen Rekam Medis

1.             Pengertian

Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif dan non aktif.

2.             Tujuan Retensi

a.       Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.

b.      Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat dokumen rekam medis yang baru.

c.       Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan dokumen rekam medis bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

d.      Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi.

e.       Mengurangi arsip yang tidak bernilai atau bernilai rendah.

Sebelum melakukan retensi perlu disusun  jadwal retensi. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.10.373 Tentang Petunjuk Teknis Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit.

2. Jadwal retensi tersebut sebagai berikut :

No	Kelompok	Aktif		Non Aktif
		RJ	RI	RJ	RI
1	Umum	5 TH	5 TH	2 TH	2 TH
2	Mata	5 TH	10 TH	2 TH	2 TH
3	Jiwa	10 TH	5 TH	5 TH	5 TH
4	Orthopedi	10 TH	10 TH	2 TH	2 TH
5	Kusta	15 TH	15 TH	2 TH	2 TH
6	Ketergantungan Obat	15 TH	15 TH	2 TH	2 TH
7	Jantung	10 TH	10 TH	2 TH	2 TH
8	Paru	5 TH	10 TH	2 TH	2 TH

Tabel 2.1 ( jadwal retensi )

( Shofari, B, 2002 )

3.             Cara penyusutan arsip atau dokumen rekam medis

a.       Membuat Jadwal Retensi Arsip ( JRA )

b.      Mencari dokumen rekam medis yang telah melebihi masa aktif melalui buku register berdasarkan tanggal kunjungan terakhir.

c.       Mencari dokumen rekam medis melalui nomor rekam medis pada rak-rak penyimpanan aktif.

d.      Mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan diagnosis penyakit dan tanggal kunjungan terakhir.

e.       Memindahkan dokumen rekam medis dari ruang aktif ke ruang in aktif.

Setelah 2 tahun di ruang in aktif, dokumen rekam medis dilakukan nilai guna sesuai dengan kepentingan ALFRED AIR, menyimpan formulir rekam medis agar dapat di abadikan, dan sebagai barang bukti sejarah.

Lembar lembar yang harus di pilih :

1)        Di abadikan atau di lestarikan :

Lembar ringkasan masuk dan keluar.

a)      Lembar resume keluar

b)      Lembar laporan operasi

c)      Lembar persetujuan atau penolakan tindakan medis

d)     Lembar identitas bayi baru lahir

e)      Lembar keterangan kematian

f)       Berkas rekam medis tertentu

g)      Kartu indeks utama pasien (KIUP)

h)      Kartu indeks penyakit

i)        Hasil pemeriksaan yang penting (Lab PA) dan foto

2)        Dimusnahkan :

a)         Lembar rekam medis sisa yang setelah di ambil tersebut.

b)        berkas rekam medis yang rusak atau yang sudah tidak bisa di baca lagi

3)        Dokumen rekam medis yang telah di pilah dan di anggap berguna dikembalikan ke ruang inaktif.