A.
Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis
Sistem
penyelengaraan rekam medis, berdasarkan tata laksananya terbagi menjadi 2
kelompok besar yaitu:
1.
Conventional medical record
Merupakan penyelengaraan
rekam medis secara manual dalam artian sebagian besar aktifitasnya masih
dilakukan secara manual dan menggunakan media fisik kertas sebagai media
pencatatan.
2.
Computerized medical record
Merupakan penyelenggaraan
rekam medis terkomputerisasi, dalam artian seluruh kegiatan yang dilaksanakan
menggunakan bantuan komputer sebagai media input dan pemorsessan serta
menggunakan opticak storage maupun magnetic storage sebagai penyimanan data
B.
Sistem Identifikasi Pasien
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen atau
unsur-unsur yang saling terkait, saling tergantung, saling bekerjasama untuk
mencapai suatu tujuan sistem yang bersangkutan. Elemen-elemen tersebut
merupakan struktur yang membentuk sistem yang bersangkutan melekukan kegiatan
secara teratur sesuai metode yang ditentukan oleh sistem yang bersangkutan
untuk melakukan tujuan sistem. Kegiatan yang secara teratur dan rutin itulah
yang disebut prosedur.
Ada 3 jenis sistem identifikasi pasien yaitu:
1.
Sistem Identifikasi Alphabetical
Merupakan sistem mengidentifikasi
pasien berdasarkan nama, data pribadi maupun data sosial untuk membedakan
pasien satu dengan pasien yang lainnya.
Tujuan sistem identifikasi pasien secara
Alphabetical:
a.
Memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk
membedakan antara pasien satu dengan yang lain
b.
Memberikan pelayanan kepada seorang pasien dapat berjalan
dengan mudah dan lancar.
2.
Sistem
Identifikasi Numerical
Sistem Identifikasi secara numerical adalah suatu cara
pemberian nomor Rekam Medis kepada seorang pasien pada saat pasien tersebut
melakukan registrasi/ melakukan pendaftaran/ admisi sebagai bagian dari
identitas pribadi pasien yang bersangkutan.
Tujuan identifikasi pasien secara numerical
antara lain sebagai berikut:
a. Mempermudah
pencarian kembali dokumen Rekam Medis. yang
berisi informasi tentang data pasien dan riwayat penyakit pasien pada sarana
pelayanan kesehatan.
b. Untuk
mempermudah pencarian Dokumen Rekam Medis yang telah disimpan di filing.
c. Sebagai pedoman tata-cara penyimpanan
(penjajaran) Dokumen Rekam Medis
d. Mempermudah
identifikasi pada saat pasien registrasi / pendaftaran.
e. Untuk
menghindari terjadinya nomor ganda.
f. Memudahkan
identifikasi kepemilikan berkas Rekam Medis pada suatu penyimpanan apabila
terjadi missfile atau salah simpan.
Macam-macam sistem penomoran. Ada 4
macam sistem pemberian nomor Rekam Medis penderita masuk (Admission Numbering
system), yaitu:
a.
Sistem Identifikasi Secara
Seri (Serial Numbering
Sistem)
Pemberian nomor secara seri adalah suatu
sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung selalu mendapatkan
nomor Rekam Medis baru. Pada sistem ini, KIB (Kartu Indeks Berobat) dan KIUP
(Kartu Indeks Utama Pasien) tidak diperlukan karena seorang pasien dapat
memiliki lebih dari satu KIB (Kartu Indeks Berobat) dan KIUP (Kartu Indeks
Utama Pasien). Bila pasien datang berobat untuk kunjungan berikutnya petunjuk
yang digunakan yaitu buku register dengan cara menanyakan nama dan tanggal
terakhir pasien berobat.
Keuntungan identifikasi pasien secara seri
adalah petugas mudah mengerjakan pengisian data pasien dan pelayanan
pendaftaran lebih cepat. Sedangkan kerugiannya adalah sulit dan membutuhkan
waktu yang lama dalam mencari dokumen rekam medis dan informasi medis
menjadi tidak berkesinambungan.
b. Sistem Identifikasi Secara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor secara unit atau dikenal
dengan unit numbering system adalah suatu sistem dimana sistem ini
memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat
inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung
mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang kerumah sakit dan
digunalan selamanya pada kunjunga berikutnya.
Keuntungan sistem secara unit adalah:
1)
Informasi kllinis dapat
berkesinambungan.
2) Semua
rekam medis pasien hanya memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map
/ folder.
3) Menghilangkan
kerepotan mencari rekam medis pasien yang terpisah dalam sistem seri
Sedangkan kerugiannya adalah pelayanan
pasien kunjungan ulang lebih lama daripada dengan SNS (Serial Numerical
System), karena petugas harus mencari dokumen rekam medis pasien yang lama.
c. Pemberian Nomor Secara Seri Unit (Serial
Unit Numbering System)
Pemberian nomor secara seri unit atau
dikenal dengan serial unit numbering system adalah suatu sistem identifikasi pasien dimana
setiap pasien yang datang berobat ke Rumah Sakit selalu diberi nomor baru,dan
dilakukan Cross Reference atau penggabungan antara dokumen rekam
medis baru dengan dokumen rekam medis lama dibawah satu nomor rekam medis lama.
Cara penggabungan dokumen, bahwa nomor rekam medis yang baru dicoret dan
diganti dengan nomor rekam medis yang lama sesuai dengan dokumen rekam medis
lama sehingga nomor Rekam Medis yang baru tersebut dapat digunakan untuk pasien
selanjutnya. Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan dipindahkan
ketempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi
tanda petunjuk (out guide/tracer) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut
telah dipindahkan.
Kelebihan dari sistem ini adalah pelayanan
menjadi lebih capat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama, semua
pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru. Kekurangannya
yaitu petugas menjadi repot setelah selesai pelayanan, informasi kliniks pada
saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan.
d. Sistem Identifikasi Alphanumerical
Merupakan sistem identifikasi pasien
menggunakan gabungan antara huruf dan angka.
a.
Keuntungan:
Kesalahan pengambilan dokumen yang sama tidak lagi menjadi
masalah karena pada dokumen terdapat nomor rekam medis yang berbeda.
b.
Kekurangan:
1)
Lebih sulit dilaksanakan
2)
Lebih lama dalam pelayanan pada saat pendaftaran
3)
Akan lebih lama dalam pengambilan berkas apabila terdapat
lebih dari dua nama yang sama.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar